48 ЧАСОВ ВЕЩАНИЯ, БОЛЕЕ 40 ЭКСПЕРТОВ, БОЛЕЕ 350 УЧАСТНИКОВ, 42 СТРАНЫ МИРА – МЫ ЭТО СДЕЛАЛИ!
ЕИ КФУ и ОЦ ИКаРуС – научное руководство и соорганизация в реализации проекта марафона.
I Всемирный онлайн-марафон образовательных практик, проходивший 3, 10, 17 и 24 ноября 2019 г., – успешно завершен.
Впереди – выдача сертификатов и благодарственных писем экспертам и слушателям, круглый стол экспертов для подведения содержательных итогов мероприятия, обработка, заливка и рассылка записей всех дней зарегистрировавшимся на них участникам.
Позади – год подготовки, переживаний, поисков и решений.
Чтобы не публиковать бесполезный для читателей документ, мы решили цифры вынести в заглавие этого мини-отчета.
За фактами отправить вас на сайт марафона: http://conf.nitforyou.com/
Общение продолжается в группе марафона в ФБ: https://www.facebook.com/groups/568398623645435/?epa=SEARCH_BOX
Здесь же мы сжато и практико-ориентированно сведем воедино все итоги и выводы, сделанные организаторами, – чтобы, идя по нашим стопам, вы были еще более успешны и продуктивны.
Итак, сначала о правильных решениях:
1) Формат онлайн-марафона полностью оправдал себя и все наши и участников ожидания: строго практические мастер-классы, прямая связь с экспертами, обратная связь после дня марафона, калейдоскоп вариантов решений и подходов и т.д. И все – не выходя из дома, не тратя время и деньги на перелеты, расселения в отели и акклиматизацию к непростому австралийскому климату.
Также оправдано разделение по дням и темам, экспертам: родительской, педагогической и директорской секций. Желающие могут зарегистрировать и на все дни, но основное большинство выбирает темы под себя. А это именно 3 разных целевых аудитории с различными болевыми точками и зонами экспертизы. И разным языком общения.
2) Также оправдало себя решение сделать записи части экспертов ДО мероприятия – при проблемах со связью запускалась запись, и программа полностью была отработана на радость и удивление (как писали слушатели) всех участников.
3) Подтвердило свою верность и наше решение придержать в рукаве несколько козырей. Эксперт – тоже человек, а человек – основной фактор риска в любом проекте. Кто-то отступил при виде единого формата презентации (NB! выяснена необходимость обучения педагогов работе с PowerPoint – оказывается, даже преподаватели университета этого могут не уметь), кто-то заболел, кто-то просто исчез без объяснения причин и более не появился (NB! составить “черный список” пропадающих, чтобы избежать таких моментов на будущее – касается не только экспертов, из которых пропала только одна, но и слушателей – регистрирующихся, выматывающих душу вопросами, а потом не оплачивающих оргвзнос и не реагирующих на мейлы).
4) Помогла и подготовка экспертов к вещанию на zoom задолго до подключения собственно к марафону (не все знакомы с zoom в частности и вебинарными площадками вообще, многие никогда не вели вебинаров и важно было дать попробовать всё до прямого эфира). Вывод на будущее: всех выступающих, никогда прежде не работавших онлайн, записать на видео заранее, на всякий случай.
5) Отдельная тема – формат презентации. Он точно должен быть единым, созданным профессиональным дизайнером или скачанным со специальной платформы. Потому что слушатели, участвующие в марафоне в течение 12 часов в сутки устают, глаз замыливается. И только единый дизайн и формат, с общими осмысленно использованными цветами гаммы, без перегрузки текстом и иллюстрациями, – помогает функциональному восприятию. (NB! Для всех экспертов ДО начала работы провести обучение работе с презентациями – что, как и почему, так как каждый штрих в грамотно сделанной презентации не случаен и несет свою смысловую нагрузку).
6) Не совсем удалась, но была предпринята попытка связи презентаций друг с другом “рекламными вставками” оргкомитета марафона (в конце каждой презентации) и ссылками на выступления экспертов (друг на друга внутри одной темы и смежных тем). Эту тему необходимо развивать дальше и объяснять, почему это важно (Я как часть МЫ).
7) Очень важно четко проговорить с каждым экспертом, что произойдет с записью его выступления после закрытия марафона и почему он сможет распоряжаться ей только через год. Вопросы авторского права организаторов и собственно выступающих пока что – тема скорее для обучения, чем для всеобщей реализации.
8) И наконец, очень важно наличие в команде подобного онлайн-проекта: одного человека, работающего с экспертами (набор, отбор, презентации и пр.) и слушателями (ответ на вопросы, быстрая и четкая обратная связь), другого – отвечающего за технику самой вебинарной площадки (записи, нарезка, заливка), третьего – за сайт мероприятия и его наполнение и поддержку. И еще нескольких пиарщиков, расшаривающих информацию по всем местам скопления целевой аудитории. Причем, первый, ответственный за экспертов, программу и т.п., – начинает работать раньше всех (строит фундамент проекта марафона, дает все вводные, в т.ч. по рекламе). А тот, кто отвечает за технику – приступает позже, зато интенсивнее всех на заключительном этапе (ночами и днями, часто 24 ч. в сутки в зоне доступа).
9) Поднять такой проект без внешнего финансирования можно и даже нужно. Ожидание и сомнение, будет ли поддержана заявка, – разрушает саму идею проекта и мотивацию проводящих ее организаторов. Кроме того, бюджеты, оплачивающие подобные проекты, – выдают средства только организациям в РФ, не всегда (как показал наш опыт конференции в Праге в 2013 г.) готовым потом делиться с реальными организаторами из-за рубежа. Более того, диктующим свои темы и экспертов, зарубежным слушателям часто из-за разницы реалий не интересные.
10) И наконец, самый большой плюс – это мотивированная сильная слаженная команда. Когда нет руководителей, а есть единомышленники, умеющие грамотно распределять обязанности между собой.
Теперь к тому, чего повторять не будем и другим не советуем:
1) Регистрация слушателей должна быть сразу связана с оплатой. То есть: чтобы зарегистрироваться, нужно оплатить, а не наоборот. Около 50 человек по всем секциям зарегистрировались и пропали. На рассылку им напоминаний, попытки выяснить – получают ли они мейлы путем их поиска в ФБ – уходила масса бесценного времени. Вопрос неуважения (не отвечать на мейл организаторам мероприятия, на которое ты сам зарегистрировался, – и есть проявление такого неуважения) даже не поднимается.
2) Регистрацию слушателей закрывать за день до мероприятия. Так как люди умудряются регистрироваться в процессе идущего уже марафона (и это нужно отслеживать, отвлекаясь от модерации; кстати – модерировать должны двое, это тоже плюс нашего опыта).
3) В сумму оргвзноса для всех сразу включать %, который берет банк за перевод и конвертацию. Потому что многие этого не замечают, и приходится напоминать им о необходимости оплатить недостающие суммы.
Хотя сама идея 2х счетов в разных банках, российском и европейском и 2х PayPal в Австралии и ЕС – себя оправдала.
Говорят, что если не получаешь того, что хотел, – обретаешь опыт. Мы получили и прекрасный марафон, о котором только могли мечтать и слушатели, и эксперты, и участники оргкомитета. Плюс – великолепный опыт проведения таких акций без внешнего финансирования, на весь мир. И готовы делиться им с вами!